تفويضها! يساعد تغيير المسؤوليات في الحصول على المزيد

2024 مؤلف: Harry Day | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 15:39

لمجموعة متنوعة من الأسباب ، من المهم للغاية أن يفعل الكثير من الناس كل شيء بأنفسهم. لكن الممارسة تُظهر أن العمل معًا أكثر فاعلية: وبهذه الطريقة يمكنك توفير الوقت الشخصي وتحقيق نتائج أفضل. مهما كانت المسؤوليات التي تواجهها في عملك وحياتك ، فإن الطريقة الوحيدة المؤكدة للتغلب على الجبال التي لا يمكن الوصول إليها هي تسليح نفسك بالدعم.

مشاركة الأعمال

في إدارة الوقت (ممارسة إدارة الوقت) توجد مثل هذه الأداة - "مصفوفة أيزنهاور" ، أو "مصفوفة الأولوية". يقوم على مبدأ إحالة القضايا حسب أهميتها وإلحاحها. وفقًا لهذين المعيارين ، يمكن تقسيم جميع المهام إلى أربع فئات:

1. مسائل مهمة وعاجلة

من الناحية المثالية ، يجب أن يكون هذا العمود فارغًا تقريبًا. حالة الطوارئ هي مؤشر على أنك نظمت الروتين بشكل غير صحيح. إلى أن يؤثر ذلك على الصحة العقلية والجسدية ، فقد حان الوقت لإعادة بناء نظامك. وإذا اضطررت في العمل إلى حل الأزمات باستمرار ، فمن المهم بشكل خاص موازنة التوتر المهني مع الانطباعات الحية والممتعة بنفس القدر في بقية حياتك.

2. مهم ولكن ليس عاجلاً جدًا

يتطلب هذا الرسم البياني اتخاذ إجراءات في الوقت المناسب وتخطيطًا دقيقًا حتى لا تبدأ الحالات منه في الانتقال إلى الفئة الأولى. يتم هنا تخزين كل ما هو مثير للاهتمام وذو صلة بك بشكل خاص ، ولكن قد لا تصل إليه يديك بأي شكل من الأشكال بسبب كثرة المهام الواردة في الفقرة 1.

3. غير مهم ولكنه عاجل

حالات من هذا العمود تعطل بشكل غير متوقع الروتين المنظم وتستهلك الوقت والطاقة. في هذه المرحلة ، يجب أن تفكر في الجهة التي ستعهد بإصلاحات الكمبيوتر ، ومن الذي سترسله لعمل مائة نسخة من الكتيب ، والذي يمكنه أخذ الدعوى من المُنظف الجاف بدلاً منك ، إلخ.

4. ليست مهمة وغير عاجلة

يطلق المهتمون الأيديولوجيون على هذه الفئة "أكلة الوقت" - كل ما يفعله الشخص لإلهاء نفسه عن العمل. إذا كنت تعطي الأولوية للكفاءة الشخصية ، فهذا هو الوقت المناسب للتخلص من هذا العمود. ولكن من أجل التوازن العقلي ، لا يزال من المهم أن تترك بعضًا من وقتك الشخصي للترفيه ، أو الأسرة ، أو الأعمال المنزلية ، أو على الأقل الراحة في صمت.

توضح مصفوفة أيزنهاور مؤسستك بوضوح. إذا كانت هناك فوضى في أي من الفئات ، والتي ليس لديها ما يكفي من الوقت والطاقة لأشعل النار ، فقد حان الوقت لتولي الفئة الثالثة من المهام. ربما هناك فرصة لتوظيف مساعد أو طلب المساعدة من شخص تعرفه؟

هناك السلامة في الأرقام

أوضح موقف للتفويض هو إدارة الأفراد. لا يعد العمل الفردي للعملاء والشركاء سببًا للإعجاب بعملك الشاق باعتباره خطرًا محتملاً. يبدو الأمر ساخرًا ، ولكن يجب على رائد الأعمال أن يضع في اعتباره سيناريو "الطوب المنهار": إذا كان عليك الخروج من العملية غدًا بسبب ظروف غير متوقعة ، فهل سيبقي شخص ما عملك قائمًا؟

القائد الذي يعتمد فقط على نفسه في كل شيء يشبه حكاية الأرنب من إيسوب: فهو يقلق وقلق ، ويحاول أن يفعل كل شيء في وقت واحد. إذا سألته عما إذا كان لديه دقيقة مجانية ، فسوف يجيب دائمًا: "أنا مشغول". يقلل هذا المدير من أهمية توزيع المسؤوليات وبالتالي يغرق في العمل على مدار الساعة.

سيكون التشبيه المجازي لخيار القيادة الأكثر نجاحًا لإيسوب هو منافس هير ، السلحفاة الهادئة. يتضمن أسلوب القيادة هذا الأسلوب والعمل التدريجي واستخدام الذكاء الجماعي. يأخذ هذا المدير في الاعتبار نقاط القوة والاهتمامات لفريقه. إنه يعرف كيف يطلق العنان لإمكانات كل موظف ، بحيث ينتقلان معًا بالعمل إلى المستوى التالي.يتطلب الأمر ثقة وشجاعة ، ولكنه أكثر إفادة بكثير من محاولة القيام بكل شيء بمفرده.

في استشارات الأعمال الحديثة ، يعتبر الفريق انعكاسًا لعقلية قائده. لذلك ، يتم التركيز أكثر فأكثر على تنفيذ برامج التوجيه والمساعدة المتبادلة وتقاسم المسؤوليات. عندما يرى الموظفون أنك تقدر مزاياهم ومستعدون لتقديم الدعم ، فإنهم يحققون الكثير - مما يعني أن الشركة ككل تعمل على تحسين الأداء.

من الذي يعين الأعمال العاجلة

عند التفكير في مرشح لمنصب مساعد ، ضع في اعتبارك آفاق تطوره. كلما زاد عدد الوظائف التي يمكنك نقلها إلى مساعد فعال في المستقبل ، زاد الوقت الذي ستضطر إليه لإكمال تلك المهام غير العاجلة ، ولكنها مهمة: التخطيط لتطوير الأعمال ، وإنشاء شراكات استراتيجية (أو تنظيم عيد ميلاد مثالي لطفل).

• ابحث ليس فقط عن الموظفين التنفيذيين ولكن أيضًا الموظفين الاستباقيين.
• استكشف إمكانات مرؤوسيك وزملائك ، وألهمهم للتطوير المهني والشخصي.
• ابدأ بمهام صغيرة وامنح مساعديك الفرصة للتعبير عن أنفسهم دون تدخل منك.
• امنح الآخرين حرية الاختيار وتعلم الثقة بهم ، حتى لو كان ذلك يمكن أن يؤدي إلى الفشل في البداية.

لماذا تحتاج إلى الثقة؟

كثير من الناس لا يعرفون فقط كيفية تفويض مهامهم ، ولكن أيضًا يحاولون يائسًا التحكم في كل شيء وكل من حولهم ، دون ترك مجال للحوادث وتعطيل الخطط. يعتمد هؤلاء الأشخاص فقط على أنفسهم في كل شيء ويراقبون بعناية كيفية تعامل موظفيهم أو حتى أفراد الأسرة مع أصغر المهام. ينتج عن هذا الميل للسيطرة المفرطة حقيقة أن مثل هذا الشخص غير مستقر تمامًا بسبب أي ظروف لا يمكنه التأثير عليها.

انظر إلى الموقف وإلى نفسك فيه على نطاق أوسع. إذا اتخذت قرارات بمفردك ، فهي دائمًا ذاتية ، ولا يمكن العثور على المسار الصحيح لشركتك أو عائلتك إلا من خلال مراعاة الآراء المختلفة ، حتى الآراء المتضاربة وغير المناسبة والسخيفة. من أجل عدم البقاء في نظام مغلق حيث لا يوجد مكان للتطوير والإبداع ، شارك في المناقشات ، واطلب المشورة ، وقم بترتيب العصف الذهني واستطلاعات الرأي. سترى بنفسك كيف يُثري رأي شخص آخر وجهة نظرك.

الخوف من الخذلان أمر مفهوم. ولكن إذا انتظرت حتى في مواقف الحياة اليومية وأجبرت الآخرين على العيش وفقًا للسيناريو الذي حددته ، فقد يضرهم ذلك. تذكر الحقيقة القديمة: تنتهي حريتك حيث تبدأ حرية شخص آخر. الخطوة الأولى لعلاقة أكثر ثقة هي الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك ووضع نفسك في موقف لا يعتمد فيه عليك شيء. إذا كان بإمكانك تجربة أن الحياة لا تنهار عندما تتخلى عن زمام الأمور ، فسيكون هذا أول معلم على طريق تغيير المواقف الشخصية.

كلما زاد عدد الأشياء التي يمكنك تفويضها لأشخاص آخرين ، كلما كان لديك المزيد من الوقت لحياتك. يحتاج زملاؤك في العمل وزملائك في العمل إلى رؤية أن حياتك لا تتعلق بالعمل. بعد كل شيء ، تدفع الشركة راتبك ليس للتعب والضغط المزمن ، ولكن من أجل قدرتك على العمل والأفكار والمهارات.

لا يمكنك التعبير عن نفسك بشكل فعال إلا عندما يكون هناك مكان للهوايات والأفراح والراحة في حياتك. احتفظ بهذه الدقائق الثمينة التي تقضيها مع العائلة والأصدقاء. افعل في كثير من الأحيان ما يغذيك ويعيد شحنك بقوة جديدة - هذه هي الأشياء التي تساعدك على البقاء على طبيعتك. وهذه الأشياء الصغيرة الممتعة في الحياة لا ينبغي بالتأكيد تفويضها لأي شخص آخر.