2024 مؤلف: Harry Day | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 15:39
ذات مرة ، بصفتي رئيسًا مبتدئًا لقسم شؤون الموظفين في الإنتاج ، كنت أنتظر بحماس الاجتماع الأول لإدارة المصنع. تخيلت مدى إنتاجية فريق الإدارة الذي سيعمل لصالح الفريق.
مرؤوسي ، مفتش قسم شؤون الموظفين ، الذي عمل هنا لما يقرب من 50 عامًا ، لم يشاركني توقعاتي المشرقة. "لا تتفاجأ من أن قسم شؤون الموظفين سيتحمل مسؤولية جميع مشاكل المصنع. لا تنزعج من هذا الوضع ، فالقادة بحاجة للتنفيس عن الزخم والعثور على المذنبين. وسيكون شكل الاجتماع أشبه بسوق أكثر من اجتماع منظم للزملاء الذين يحتاجون إلى التوصل إلى قرار مشترك ".
في الواقع ، أذهلني الاجتماع بانعدام البناء. تحدثوا جميعًا عمليًا في نفس الوقت ، دون سماع بعضهم البعض وعدم تذكر جدول الأعمال. ونتيجة لذلك ، ظلت القضايا "الملتهبة" دون حل ، وتم قضاء كل الوقت في مناقشة التفاصيل غير المهمة. لقد مرت 10 سنوات منذ ذلك الحين ، ولكن وفقًا لمديرين من شركات مختلفة ، لا تزال اجتماعات مماثلة تعقد.
ما الذي يمكنني أن أوصي به كمدرب لجعل الاجتماعات بناءة وفعالة؟ ضع في اعتبارك الطلب وابحث عن أفضل الممارسات لتنفيذه. أولاً ، قم بتحليل ما إذا كنت تحتاج حقًا إلى عقد اجتماع أم يمكنك القيام به باستخدام تنسيق آخر للاتصالات الداخلية؟
متى تعقد الاجتماع؟
1. هناك حاجة لإجراء مناقشة جماعية لمشكلة أو مهمة
2. من الضروري مشاركة المعلومات المهمة مع الفريق والاستماع إلى آراء أعضائه في هذا الشأن.
3. تريد جمع أكبر عدد ممكن من الأفكار ووجهات النظر حول قضية مهمة
4. هناك مشكلة تؤثر على أهداف معظم مرؤوسيك.
5. هل تعلم أن الفريق يود أن يجتمع معًا ويشترك في حل بعض المشكلات ، بينما يوزع في نفس الوقت المسؤولية عن تنفيذها
متى يجب ألا تعقد اجتماعًا؟
1. من المنطقي استخدام أدوات اتصال أخرى دون تقليل الأداء
2. المهمة ملحة / مهمة ، والتأخير في حلها يمكن أن يكون مكلفًا للغاية
3. السؤال شخصي للغاية بحيث لا يمكن طرحه للنقاش العام
4. عدم كفاية الوقت للتحضير للاجتماع وإدارته
5. تريد استخدام الاجتماع كأداة لمعاقبة شخص من المرؤوسين
يمكن تلخيص جميع النقاط العشر في جملة واحدة. قم بإجراء اجتماع عندما تكون هناك حاجة للعمل الجماعي ولا تعقد اجتماعًا إذا لم تكن هناك حاجة إلى ذلك.
10 نصائح لعقد اجتماعات فعالة
استهداف. حدد لنفسك ما الغرض الذي تحتاجه لتنظيم الاجتماع؟ ما هي النتائج وبأي شكل تريد الحصول عليه في نهاية الاجتماع؟ هل هناك قرارات يجب اتخاذها؟ ما الصعوبات التي قد تنشأ وكيفية تحييدها؟ إلى أي مدى تتوافق / تختلف أهداف المشاركين في الاجتماع؟ هل تعارض الأهداف ممكنة؟ كلما تم تحديد المرحلة الأولى بعناية أكبر ، ستنشأ مقاومة أقل أثناء الاجتماع
مشاركون. يتم تشكيل تكوين المشاركين في الاجتماع اعتمادًا على أهدافه. قم بدعوة هؤلاء الأشخاص الذين يمكنهم تقديم مساهمة مهمة حقًا في مناقشة قضايا الاجتماع. اختبر دوافعك لتجنيد مجموعة عمل ، هل تحول الاجتماعات إلى مسرح لممثل واحد (أنت نفسك)؟ هل هذه التشكيلة حقًا هي التي ستكون منتجة؟ يجدر تغيير تركيبة المشاركين باستمرار ، وتشكيلها بشكل فردي لكل اجتماع. سيساعد هذا المدير على تجنب الروتينية والتأثير الإيجابي على ديناميكيات المجموعة
شكل. اختر أفضل تنسيق للاجتماع بناءً على مهامك. إذا كنت بحاجة ، على سبيل المثال
1) إطلاع الفريق على الابتكارات
عقد "اجتماع - رسالة إعلامية".تتمثل مهمة هذا الاجتماع في إبلاغ المشاركين قدر الإمكان بالتغييرات القادمة ، والهدف هو تقليل المقاومة. يعد تحليل SWOT أداة جيدة لمساعدة القائد.
2) تعيين المهام وتحديد المسؤوليات
"ترتيب الاجتماع". تنسيق منظم وواضح للغاية ، والتحكم في الموقف ، والهدف هو توزيع المسؤولية من قبل المشاركين بشكل مستقل. سيؤدي ذلك إلى تقليل مستوى التوجيه الذي يمكن أن يتداخل مع جودة أداء المهام.
3) توصل إلى قرار مشترك
قم بتنظيم "اجتماع - تفاوض" تستمع خلاله إلى آراء جميع المشاركين. استراتيجية اجتماع مربحة للجانبين ، دور القائد هو الوسيط. أدوات هذا التنسيق هي العصف الذهني ، والمسح متعدد الوظائف ، والمسح باستخدام البطاقات ، ونظام تحليل المشكلات ، وما إلى ذلك.
مخطط تحليل المشكلة ، T. Edmüller
4) تتحد لحل المشكلة
اجتماع الوساطة هو الشكل الأمثل لمثل هذا الاجتماع. من المهم جدًا العثور على وسيط يتمتع بسلطة الفريق. قد لا يكون القائد هو الخيار الأفضل دائمًا. من الأكثر فاعلية دعوة متخصص خارجي (وسيط ، مدرب ، استشاري)
5) جمع الأفكار
سيكون "الاجتماع - العصف الذهني" هو الحل الأفضل بنسبة 100٪ في هذه الحالة. الشيء الرئيسي في هذا التنسيق هو اتباع القواعد وخوارزمية العصف الذهني. وأيضًا الحفاظ على جو من الانفتاح والسهولة ، وتذكر أن النقد يقتل فاعلية مثل هذه اللقاءات
6) تحسين الكفاءة
"لقاء التعلم". يسمح هذا الشكل للقائد بالعمل كمدرب أو مدرب. شارك المعلومات المفيدة مع المرؤوسين ، وناقشها وخطط لكيفية تنفيذها في الوظائف اليومية. سيكون الاكتشاف الجيد للمديرين هو الاجتماعات التي تستغرق 30 دقيقة عدة مرات في الأسبوع / الشهر ، والتي يتم تنظيمها من قبلهم خصيصًا لتطوير المرؤوسين. أحد الكفاءات - أسلوب تطوير واحد - خطة العمل هي خوارزمية تقريبية لمثل هذه الاجتماعات
مكان. يتم تحديد المكان الذي ستلتقي فيه مع فريقك من خلال الغرض من الاجتماع وشكله. قد يتطلب شكل التدريب و "اجتماعات الوساطة" غرفًا بأحجام ومعدات مختلفة. فكر في هذا مقدما. من الضروري أيضًا أن يرى الحاضرون بعضهم البعض وأن يكونوا قادرين على التواصل بالعين مع قائد الاجتماع
يخطط. يجب أن تكون خطة اجتماعك مكتوبة. في الواقع ، هذا جدول أعمال يتضمن العناصر التالية
- التاريخ والوقت والمكان
- الغرض من الاجتماع
- القضايا التي سيتم مناقشتها
- النتيجة المرجوة من الاجتماع وشكله
- صيغة
- المبادر ومن يعقد الاجتماع
- قائمة المشاركين ، بما في ذلك المدعوين من الخارج
أرسل خطة الاجتماع إلى المشاركين في الاجتماع ، فقد يرغبون في إضافة أسئلتهم. لتوفير الوقت ، يمكنك حل العديد من المشكلات في اجتماع واحد
قواعد. يضع الفريق القواعد الأساسية لعقد الاجتماعات وقد تختلف من اجتماع لآخر. ولكن هناك قواعد دائمة ، مثل الالتزام بالجداول الزمنية ، والاتفاقيات بشأن صانعي القرار ، والقيود التي تفرضها سياسة الشركة ، والاتفاقيات الخاصة بإدارة النزاعات ، وما إلى ذلك
بروتوكول. هذا نوع من ملخص الاجتماع ، والذي يصف جميع نقاطه الرئيسية. يتم إعداده من قبل سكرتير الاجتماع ، بناءً على الملاحظات التي تم تقديمها خلال الاجتماع. يتم التوقيع على المحضر من قبل القائد ، وسكرتير الاجتماع ، وكذلك من قبل المشاركين الرئيسيين (المشار إليهم في خطة العمل). يتم إرسال نسخة من المحضر إلى جميع المشاركين في الاجتما
وقت. إدارة الوقت هي أحد الجوانب الرئيسية لكفاءة الاجتماع. ابدأ الاجتماع دائمًا في الوقت المحدد ، لأنك لن تتمكن لاحقًا من الالتزام بالمواعيد. حدد الأطر الزمنية لجميع النقاط في الخطة ومراقبة تنفيذها. اتبع قاعدة 60x20x20:
اقض 60٪ من وقتك في الأمور العاجلة / المهمة.
اترك 20٪ من الوقت في مواضيع غير متوقعة وأسئلة عاجلة تظهر فجأة
تخصيص 20٪ من الوقت لما يسمى ب. الاحتياجات الاجتماعية - فترات الراحة والغداء والتحدث وما إلى ذلك.
النهاية. لإنهاء الاجتماع جيدًا ، قم بتقييم العمل الجماعي. لاحظ ما حققه الفريق ، وتصفح نقاط الخطة المطورة ، وتأكد من أن كل الحاضرين يفهم ويدعم ما تم التخطيط له. في نهاية الاجتماع ، قم بإنشاء إشعار موجز سيتم إرساله إلى جميع المشاركين في الاجتماع ، بما في ذلك أولئك الذين تغيبوا. سجل فيه قائمة بالمشاركين وأسئلة المناقشة الرئيسية والقرارات المتخذة وخطة العمل والمسؤولين عن كل نقطة من نقاطها والمواعيد النهائية ونقاط التحكم وتاريخ الاجتماع التال
السيطرة. المواقف التي ينتهي فيها كل شيء باجتماع ليست غير شائعة. من أجل اتخاذ إجراء ، تحتاج إلى الرغبة والتحفيز ، وكذلك التحكم في تنفيذ القرارات. تحديد نقاط المراقبة والمسئولين عنها مباشرة في الاجتما
صعوبة عقد الاجتماعات
1. النزاعا
أثناء الاجتماعات ، غالبًا ما تنشأ حالات الصراع. في بعض الأحيان يتفجرون لدرجة أن الاجتماع يتحول إلى تيار من الاتهامات المتبادلة والهجمات الشخصية. ماذا يجب أن يفعل المدير في هذه الحالة؟
- تأجيل مناقشة الموضوع الخلافي وحلها فيما بعد في إطار هذا الاجتماع. بحلول ذلك الوقت ، ستهدأ المشاعر وسيتمكن المشاركون من التعبير عن أنفسهم بشكل بناء.
- ترجمة حل المشكلة بشكل فردي والالتقاء بالأطراف المتنازعة خارج الاجتماع العام
- إصلاح السؤال والدعوة للنظر فيه في الاجتماع القادم
- تقديم حل وسط
2. حواجز الاتصا
المشورة والتهديدات والنقد والتوبيخ و "التشخيص" والتوصيف والتوصيات والأوامر والكليشيهات والصياغة الشائعة يمكن أن تكون جميعها بمثابة عقبات أمام الاجتماع. حواجز الاتصال تسبب المقاومة والكراهية. من المهم أن يلاحظ القائد مثل هذه الأشياء ويلفت انتباه أعضاء مجموعة العمل إليها. لإزالة العوائق التي تحول دون الاتصال ، قم بإنشاء قاعدة عمل إضافية في هذا الصدد. وكذلك تحسين كفاءة الاتصال للفريق بشكل منهجي
3. الأخطا
يمكن ملاحظة العيوب والأخطاء في عقد الاجتماعات في أي شركة. الأكثر شيوعًا هي:
- عدم الالتزام بالأهداف المحددة
- عدم الالتزام باللوائح
- نقص المعلومات للمشاركين في الاجتماع
- الاحتفاظ بالموظفين في أكثر الأوقات إنتاجية
- ضغط من الرأس أو العكس ، سلبية وتواطؤ
- التقاعس بعد الاجتماع
يمكن أن تصبح اجتماعاتك موردًا إداريًا قيمًا أو ثقبًا أسود يذوب فيه الوقت دون أن يترك أثراً. الخيار لك.
موصى به:
نحن نتغير فقط عندما نترك الاتصال بالآخرين. لا توجد خبرة في الاتصال نفسه
يعد الاتصال بالحضور ذا قيمة كبيرة لأن الشخص فيه يكتسب إمكانية الوصول إلى التجربة ومنفتحًا على التدفق الحر للظواهر والانطباعات الجديدة. ومع ذلك ، فإن الاستيعاب لا يحدث فيه. كما أشرت في عمل سابق] ، تحليل وجهات النظر الفلسفية لمارتن بوبر ، يكتسب الشخص تجربة جديدة فقط عندما يغادر وجود الاتصال.
العلاج النفسي الفعال
يسألني من وقت لآخر: "ما الذي يمكن وما لا يمكن فعله في سياق العلاج وبين الاستشارات من أجل كفاءة أكبر؟" يمكنك الإجابة بإيجاز: تعال ، تحدث ، اشعر ، افهم. ويمكنك معرفة ذلك بمزيد من التفصيل. هل أحتاج للتحضير للاستشارة؟ الاستشارة الأولى ممكنة ، لكنها ليست ضرورية.
إدارة أسلوب التدريب: ما هي
في مرحلة ما ، أدركت أنني كنت أمارس التدريب. نعم بالضبط! في مسرحية موليير ، فوجئ جوردان بأنه كان يتحدث بالنثر طوال حياته ، وفي مرحلة ما أدركت أن ما كنت أفعله كان يسمى التدريب. اتضح أن التدريب ليس عارًا. على الرغم من أن هذه الكلمة غير معتادة جدًا بالنسبة لأذن شخص روسي.
التعامل الفعال وغير الفعال مع إدمان الكحول - استعارة
ذات مرة ، توقفت عن استشارة مرضى الكحوليات عندما أصبح من الواضح أن التعامل مع الإدمان هو عمل عالمي متعدد الطبقات ، متعدد النواقل ، ولا يمكن التعامل معه كما لو كان بين الحالات. ومع ذلك ، فإن العائلات المدمنة على الكحول غالبًا ما تكون غنية بأنواع مختلفة من الأمراض النفسية الجسدية.
قوة الاتصال أو كيف تصبح على درجة الماجستير في الاتصال
سلام! في مقال قصير اليوم ، أود أن أشارككم بعض الاستراتيجيات الأساسية التي ستحل معظم مشاكل الاتصال | وقت القراءة 3 دقائق نحن لا نتعلم التواصل بشكل صحيح. لذلك ، فإن الأشخاص الأكثر موهبة وجدارة هم أقل شأناً من المبتدئين والأشخاص الذين لا يتمتعون بتقدير كافٍ لأنفسهم ، لأن لديهم دائمًا ما يقولونه) - يعاني الكثير من الناس من التوتر عند التواصل والانسحاب ؛ - نحن نعيش في زمن الوحدة الاجتماعية ، وكاد أن تؤدي الشبكات الاجتماعية إلى عدم التواصل الصحي بين الناس ؛ - في بعض الأح
